Hilfe & Antworten
FAQ
Antworten auf häufige Fragen zum E-Rechnung-Konverter und zum Outlook Add-In. Wenn Ihr Fall hier nicht beantwortet wird, erreichen Sie uns direkt per E-Mail.
Was kostet die Umwandlung von Rechnungen?
Die Umwandlung von Rechnungen ist kostenlos. Sie können Ihre PDF-Rechnungen hochladen, die erkannten Daten prüfen und die fertige rechtskonforme E-Rechnung exportieren, ohne dass dafür Gebühren anfallen.
Wie funktioniert die Umwandlung meiner PDF-Rechnung?
Sie laden Ihre PDF-Rechnung hoch, prüfen die automatisch erkannten Rechnungsdaten und kontrollieren bei Bedarf auch erkannte Zahlungsdaten wie IBAN und BIC direkt in der Oberfläche. Anschließend exportieren Sie eine rechtskonforme E-Rechnung nach ZUGFeRD / Factur-X mit EN16931-Standard.
Muss ich die erkannten Daten vor dem Export noch prüfen?
Ja. Die Erkennung nimmt Ihnen die Vorarbeit ab, ersetzt aber keine fachliche Prüfung. Kontrollieren Sie insbesondere Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuersätze, Summen sowie die Angaben zu Käufer, Verkäufer und Zahlungsdaten, bevor Sie die finale Datei erzeugen.
Welche Ausgabe erhalte ich am Ende?
Die Anwendung erzeugt eine PDF-Datei mit eingebetteter E-Rechnungs-XML nach ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X. Damit erhalten Sie ein Format, das sowohl visuell lesbar als auch maschinell auswertbar ist.
Nutzt die E-Rechnung einen bestimmten Standard?
Die erzeugte E-Rechnung ist auf ZUGFeRD / Factur-X mit EN16931-Standard ausgelegt. Damit erhalten Sie eine rechtskonforme E-Rechnung in einem verbreiteten hybriden Format aus PDF und eingebetteter XML.
Was passiert mit meinen hochgeladenen Daten?
Die hochgeladenen Rechnungsdaten werden verarbeitet, um einen prüfbaren E-Rechnungsentwurf zu erzeugen. Weitere Hinweise zur Verarbeitung finden Sie auf der Datenschutzseite. Für produktive Nutzung sollten Sie nur Unterlagen hochladen, die Sie auch fachlich freigegeben haben.
Kann ich den Konverter auch ohne Outlook verwenden?
Ja. Die Web-Anwendung funktioniert unabhängig vom Outlook Add-In. Sie können Rechnungen direkt im Browser hochladen, prüfen und exportieren.
Wie installiere ich das Outlook Add-In?
Die Installation erfolgt über Outlook beziehungsweise Microsoft 365. Nach der Freigabe durch Microsoft können Sie das Add-In über den AppSource- oder Admin-Rollout installieren und anschließend in Outlook einem Entwurf hinzufügen.
Wann erscheint das Add-In in Outlook?
Das Add-In ist für den Entwurfsmodus von E-Mails vorgesehen. Es erscheint deshalb bei unterstützten Outlook-Clients im Nachrichtenentwurf, nicht beim Lesen bereits empfangener Nachrichten.
Welche Anhänge kann das Add-In verarbeiten?
Das Add-In ist auf PDF-Anlagen ausgelegt. Wählen Sie im Entwurf eine passende PDF-Rechnung aus, lassen Sie die Daten prüfen und ergänzen Sie bei Bedarf erkannte Zahlungsdaten, bevor Sie daraus direkt die E-Rechnung erzeugen.
Muss ich mich im Add-In anmelden?
Ja. Für die Nutzung des Add-Ins ist eine Anmeldung erforderlich, damit die Umwandlung Ihrem Benutzerkonto zugeordnet und die geschützten API-Endpunkte sicher verwendet werden können.
Was passiert nach dem Export im Add-In?
Nach erfolgreicher Verarbeitung erstellt das Add-In die E-Rechnung und hängt sie direkt an den aktuellen Outlook-Entwurf an. So können Sie die fertige Datei unmittelbar mit Ihrer E-Mail versenden oder vor dem Versand noch einmal prüfen.